Die Unterstützung von Arbeitsprozessen im Facility Management ist gerade heute, nach dem Platzen der großen IT Seifenblasen, das große Hauptkriterium für erfolgreiche CAFM-Systeme.
Diese Erfahrung machte auch die IG Immobilien Unternehmensgruppe beim Einsatz von Planon.
Die IG Immobilien Gruppe ist eine hundertprozentige Tochter der Oesterreichischen Nationalbank. Mit dieser Eigentümerschaft stehen Sicherheit, Seriosität, Wert-Erhaltung.als Leitlinien im Vordergrund.
Gegründet 1990 steht das Unternehmen für die Erhaltung wertvoller Bausubstanzen sowie die Entwicklung neuer, zeitgemäßer Objekte in ausschließlich bester Lage.
Mit rund 30 Eigenobjekten im In- und Ausland (Wohnungen, Büros, Geschäfts- und Logistikflächen) und einer vermietbaren Nutzfläche von insgesamt 190.000 m² gehört IG Immobilien zu den führenden Full-Service-Dienstleistern auf dem Immobilien-Sektor in Österreich. Die IG Gruppe vermietet Qualität.
Die IG Gruppe hat erfolgreich Erfahrung in hochkompetitiven Märkten wie Brüssel oder Amsterdam gesammelt, die auch ihren Kunden in Österreich zu Gute kommt. Vor dem Hintergrund der fortschreitenden Integration Europas nimmt die Internationalisierung des Immobilienportfolios stetig zu. So besitzt die IG Gruppe heute in Brüssel mehrere Objekte, die unter anderem an die Europäische Kommission und die österreichische EU-Mission vermietet sind. Auch in Amsterdam ist die IG Gruppe mit einem logistisch ideal positionierten Büro-Komplex mit rund 11.000 m² Nutzfläche vertreten.
Erfolg beruht vor allem auf der Professionalität, der Kompetenz, der Entscheidungsfreude und dem Einsatz der Mitarbeiter und deren Unterstützung durch ihr Arbeitsumfeld. Über 60 Beschäftigte betreuen die rund 30 Objekte und Projekte, die zum größten Teil in Österreich bzw. in europäischen Wachstumszentren wie etwa auch in Budapest situiert sind. Mit dem ISO-Zertifikat ist der hohe Standard der von der IG Gruppe erbrachten Leistungen für alle überprüfbar und bestätigt.
Im Interesse der Kunden gibt es für jedes Objekt IG-intern einen Verantwortlichen, so dass jeder Mieter einen direkten Ansprechpartner für alle Fragen hat.
Das spezielle IG-Gebäudemanagement sorgt für eine optimale Bewirtschaftung der Gebäude im Portfolio. Durch kontinuierliche Bedarfserhebung werden die idealen Bürogrößen ermittelt und die bestmögliche Nutzung aller Objekte sichergestellt. Das gruppeneigene IG-Facility Management garantiert die reibungslose Instandhaltung der technischen Anlagen in allen IG-Objekten. Sämtliche neuen Gebäude, aber auch alle sanierten Altbauten sind mit einer Gebäudeleittechnik ausgestattet, die via Modem mit der zentralen Hausleittechnik am Firmensitz in der Hohenstaufengasse verbunden ist. Die laufende Überwachung versichert nicht nur einen höheren Ausfallschutz und reduzierte Stillstandzeiten, sondern auch die Energie- und Betriebskosten werden gesenkt, was dem Kunden einen klaren Vorteil bringt. Die Abrechnung kann rasch und schnell erledigt werden.
Außerdem bietet die IG Gruppe ihren Mietern und Kunden immer wieder neue, konkrete und innovative Leistungen an. Dazu zählt etwa das Rezeptionsservice im Herrenhaus-Park oder die gebührenfreie Hotline für IG-Mieter. Diese steht den Mietern und Kunden 24 Stunden am Tag, 365 Tage im Jahr zur Verfügung. Über eine gebührenfreie Hotline ist es für IG-Mieter rund um die Uhr möglich, Notfälle und Störungen an die kompetente Stelle zu melden.
Systeme sind Werkzeuge zur Umsetzung der Ziele im Unternehmen. Wie bei klassischen Handwerkszeugen tragen Ergonomie und Nachhaltigkeit langfristig zur Wirksamkeit von Werkzeugen bei. Erfolgreicher Systemeinsatz zeichnet sich dadurch aus, dass Ziele mit weniger Aufwand besser erreicht werden.
Hierfür ist es notwendig, zunächst die Aufgaben des einzusetzenden Werkzeuges klar zu definieren. Denn nur das passende gute Werkzeug führt zum Erfolg. Dies gilt besonders bei so variabel definierbaren Einsatzbereichen wie CAFM.
Um möglichst schnell Nutzen aus dem einzuführenden CAFM-System zu ziehen, entschied sich IG Immobilien unter Beratung von der Reality Consult, für eine stufenweise Implementierung. Hierfür kamen nur Systeme in Frage, die sowohl in ihrem Funktionsumfang als auch in der Anwendungsbreite gut skalierbar sind. Nach diversen Tests entschied man sich für Planon, das mit seiner Modulstruktur, der flexiblen Lizenzierung und dem gut skalierbaren Datenmodell ideale Voraussetzungen für eine schrittweise Einführung bietet.
Die Schritte zur Verwendung von Planon bei IG Immobilien wurden je nach Ausmaß der effizienten Unterstützung bei der täglichen Erledigung von neuen Aufgabenstellungen gewählt. In Anlehnung an den Planon-Denkansatz wählte man als Kristallisationspunkt für die ersten Systemschritte den Arbeitsauftrag. In ihm münden alle geplanten und ad hoc auftretenden Aufgaben im Facility Management. Denn egal ob in der Instandhaltung, bei Störungen oder bei Serviceleistungen ? immer muss am Ende ?etwas getan werden?. Mit der Orientierung am Ergebnis des Prozesses passt die von der Reality Consult gewählte Planon-Implementierung ausgezeichnet zur Full-Service-Philosophie von IG Immobilien.
Die Anforderungen für die erste Ausbauphase des Systems waren, neben der Unterstützung der Tagesarbeit der Servicemitarbeiter, eine volle Kostenübersicht bezogen auf geplante Budgets und die Gewährleistungsverfolgung. Letztere wurde einschließlich des gesamten Mahn- und Abnahmewesens komplett in Planon abgebildet.
Das Abbilden der Budgetstruktur und die Verzahnung dieser mit den täglich anfallenden Ist- und Schätzkosten scheint trivial. Kein CAFM-Werkzeug sollte heute ohne auskommen. Die Selbstverständlichkeit und Stringenz mit welcher dieser Grundsatz in Planon umgesetzt ist, erstaunt jedoch auch erfahrene Software-Kenner.
Mit der Abbildung der verschiedenen Vertragsstrukturen rund um die Immobilie, deren Auswirkung auf die Tagesarbeit und die Kostensituation wurde durch die Reality Consult ein weiterer wichtiger Pfeiler eines integrierten Facility Managements und damit eine Kernanforderung von IG Immobilien realisiert.
Um die hohen Servicestandards von IG Immobilien für den Kunden bequem verfügbar zu machen, ist auch ein leistungsfähiges Werkzeug für die Service Hotline notwendig. Die Integration verschiedenster Kommunikationswege in Planon und die direkte Einbindung in die Arbeitsabläufe des Hauses durch die Reality Consult sorgen für eine schnelle Abwicklung von Kundenanfragen und Störungsmeldungen und bieten gute Unterstützung bei der Qualitätssicherung.
Eine besondere Herausforderung für CAFM-Systeme sind hierbei die kleinen und flexibel abzuwickelnden Aufträge. Eigens hierfür hat IG Immobilien ihre "Service Flitzer" im Einsatz. Sie sind stets schnell zur Stelle, wenn es irgendwo klemmt. Dank Planon lassen sich auch diese sehr individuellen Aufträge problemlos von der Anfrage bis zur kompletten Abrechnung unterstützen, ohne dass dabei der Verwaltungsakt größer als der eigentliche Auftrag wird.
Für die Zukunft ist dies aber noch nicht alles. Gute Produkte erkennt man daran, dass man mehr davon haben will. So geht es auch der IG Gruppe mit Planon und den Leistungen der Reality Consult. Nachdem die Basisanforderungen derart positiv erfüllt wurden, entschied man sich nun, die strategische Planung der Gebäudeinstandhaltung ebenfalls auf dieser Plattform aufzusetzen.
Die Möglichkeit, Aufwendungen von Gebäudeerhaltung detailliert in Szenarien durchspielen zu können und dabei stets den Überblick über die Resultate zu behalten, macht den Gebäudeverwalter erst zum Facility Manager. Dies gilt insbesondere für zunehmend gesättigte Immobilienmärkte in der Zukunft.
Durch den hohen Standardanspruch in den Gebäuden und im Service, sowie durch erstklassige Mitarbeiter und optimierte Werkzeuge wie Planon ist IG Immobilien gut gerüstet für den Wettbewerb der Zukunft.
Facts and Figures:
Steigerung der Mieterträge netto um EUR 20 Mio.
Steigerung der Gesamtumsätze um EUR 27 Mio.
Steigerung des Vermietungsgrades um mehr als 96%.
Weitere Informationen:
Reality Consult GmbH
Niederlassung Wien
Marcus Paulus, Niederlassungsleiter
Tel: +43 (1) 512 23 23-0